لابد قبل شرح قيود اليومية أن نتعرف على مراحل الدورة المحاسبية وهي :
أولاً: التسجيل في دفتر اليومية .
ثانياً: الترحيل إلى حساب الأستاذ .
ثالثاً: اعداد ميزان المراجعة .
رابعاً: اعداد القوائم المالية.
سأتحدث في هذا الدرس عن المرحلة الأولى وهي عملية التسجيل في قيد اليومية.
خطوات تسجيل قيد اليومية
1. تحديد العملية المالية من خلال المستند المحاسبي أو المالي.
2. تطبيق مفهوم محاسبة القيد المزدوج من خلال تحديد المبلغ المدين والدائن.
3. تسجيل القيد المحاسبي في دفتر اليومية.
4. الترحيل إلى حساب الأستاذ.
أنواع قيد اليومية
1. قيد يومية بسيط: يتكون من حسابين فقط ، حساب واحد مدين وحساب آخر دائن.
2. قيد يومية مركب: يتكون من ثلاثة حسابات على الأقل.
مكونات قيد اليومية
1. المبالغ المدينة والدائنة.
2. الحسابات المدينة والدائنة.
3. شرح العملية المالية.
4. تاريخ العملية المالية.
5. المرجع (رقم صفحة الأستاذ أو رقم الحساب).
* مثال عن قيد يومية بسيط:
تتكون صفحة اليومية من خمسة أعمدة وهي: المدين ، الدائن ، رقم الحساب ، الحسابات والشرح وأخيراً تاريخ العملية المالية. في هذا المثال لدينا قيدين من قيود اليومية، القيد الأول تم بتاريخ 2012/01/01 بحيث استثمر الملاك مبلغ 25,000 نقداً في صندوق الشركة، والقيد الثاني تم بتاريخ 2012/01/02 بحيث تم شراء مخزون من المواد الأولية نقداً.
لكي نسجل قيد اليومية الأول لابد في البداية من تحديد الحسابات التي تأثرت ، وهي حساب النقدية في الصندوق وحساب رأس المال. الخطوة التالية هي تحديد الزيادة والنقصان لكل الحسابات المتؤثرة حيث أن الصندوق في القيد الأول ازداد بمبلغ 25,000 وهو الاستثمار النقدي الذي قام به الملاك، والبنسبة لحساب رأس المال أيضاً ازداد بمبلغ 25,000 بعملية الاستثمار. الخطوة التالية هي تحديد المبالغ المدينة والمبالغ الدائنة، فحساب الصندوق هو من حسابات الأصول ذات الطبيعة المدينة التي تزيد في الطرف المدين وتنقص في الطرف الدائن، وهنا زاد الصندوق فنضعه في الطرف المدين من قيد اليومية بمبلغ 25,000، وبالنسبة لحساب رأس المال فإنه من حسابات حقوق الملكية ذات الطبيعة الدائنة التي تزيد في الطرف الدائن وتنقص في الطرف المدين، لذلك نضعه في الطرف الدائن من القيد بسبب زيادته بمبلغ 25,000.
بالنسبة للقيد الثاني يجب أن نحدد أيضاً الحسابات المتؤثرة وهي حساب مخزون المواد الأولية وحساب النقدية في الصندوق. الخطوة التالية هي أن نحدد أي الحسابات ازدادت وأيها انخفض، فحساب المخزون ازداد بسبب عملية الشراء بينما حساب الصندوق انخفض نتيجة لعملية الشراء نقداً. الخطوة التالية هي تحديد المبالغ المدينة والدائنة، في هذا القيد وضعنا مبلغ زيادة المخزون في الطرف المدين بسبب أن المخزون من حسابات الأصول ذات الطبيعة المدينة التي تزيد في الطرف المدين وتنقص في الطرف الدائن، بينما وضعنا مبلغ نقصان الصندوق في الطرف الدائن بسبب أن الصندوق من حسابات الأصول التي تزيد في الطرف المدين وتنقص في الطرف الدائن.
* ملاحظات على قيد اليومية:
1. يجب وضع " من " قبل الحساب المدين و " إلى " قبل الحساب الدائن.
2. يجب وضع كل حساب في سطر مستقل.
3. يجب وضع شرح العملية في سطر مستقل وهو الأخير.
4. يتم وضع التاريخ في السطر الأول على يسار الحسابات.
5. نضع الحساب المدين في بداية عامود الشرح، بينما نضع الحساب الدائن إلى اليسار قليلاً لتسهيل عملية القراءة.
* مثال عن قيد يومية مركب (حساب واحد مدين وحسابين دائنين):
نلاحظ في هذا المثال كيف أن الطرف الذي يحتوي على أكثر من حساب كتبنا فيه كلمة " المذكورين " للدلالة على وجود عدة حسابات. في هذه العملية تم شراء معدات بتاريخ 2012/01/03 نقدا وعلى الحساب. في البداية يجب تحديد الحسابات التي تأثرت من هذه العملية وهي حساب المعدات وحساب الصندوق وحساب الموردين. بعد ذلك نحدد أي من هذه الحسابات ازداد وأيها نقص، فحساب المعدات ازداد بعملية الشراء بينما حساب الصندوق انخفض بسبب عملية السداد نقداً، وحساب الموردون ازداد بسبب ان جزء من عملية الشراء هي على الحساب. نقوم بعد ذلك بتحديد المبالغ المدينة والدائنة، فحساب المعدات من حسابات الأصول ذات الطبيعة المدينة التي تزيد في الطرف المدين وتنقص في الطرف الدائن فيجب وضع مبلغ المعدات 12,000 في الطرف المدين من القيد المحاسبي. وبالنسبة لحساب الصندوق تم وضع مبلغ انخفاضه 2,000 في الطرف الدائن حيث أنه من الحسابات ذات الطبيعة المدينة التي تنقص في الطرف الدائن. وأخيراً تم وضع مبلغ زيادة الموردين 10,000 في الطرف الدائن بسبب ان الموردين من حسابات الخصوم ذات الطبيعة الدائنة التي تزيد في الطرف الدائن.
* مثال عن قيد يومية مركب (حسابين مدينين وحساب واحد دائن):
في هذا المثال تم بيع أو تقديم خدمات للزبائن بتاريخ 2012/01/04 نقداً وعلى الحساب.
في البداية نحدد الحسابات التي تأثرت من العملية وهي حساب الزبائن وحساب الصندوق وحساب ايرادات الخدمات. ثم نحدد الحسابات التي ازدادت والتي نقصت فقد ازداد الزبائن بسبب عملية تقديم الخدمات على الحساب، وزادت النقدية بسبب تسديد الزبائن دفعة مقدمة، وزادت ايرادات الخدمات. بعد ذلك نسجل المبالغ المدينة والدائنة، فبالنسبة لحساب الزبائن نسجل مبلغ زيادته في الطرف المدين لأن الزبائن من حسابات الأصول ذات الطبيعة المدينة التي تزيد في الطرف المدين، وحساب الصندوق يجب تسجيل زيادته في الطرف المدين من القيد لأنه أيضاً من حسابات الأصول التي تزيد في الطرف المدين، وأخيراً سجلنا زيادة حساب ايرادات الخدمات في الطرف الدائن لأنها من حسابات حقوق الملكية ذات الطبيعة الدائنة التي تزيد في الطرف الدائن.
* مثال عن قيد يومية مركب (حسابين مدينين وحسابين دائنين):
في هذا المثال يهمني عرض شكل القيد المركب الذي يحنوي على أكثر من قيد مدين وأكثر من قيد دائن حتى لا أدخل في أي تعقيدات حيث انني سأتتطرق لهذا النوع من القيود فيما بعد بالتفصيل. أتمنى فقط أن تتعرفوا على شكل هذا القيد.
المصدر: المدرسون العرب