تصميم الجداول في الأكسس
الجدول - Table :
يحتوي الجدول على المعلومات التي نود حفظها في قاعدة البيانات في ترتيب معين على شكل صفوف وأعمدة .
أفضل طريقة لتصميم الجداول هي بالدخول الى وضعية التصميم حيث ستفتح لنا نافذة تحوي على الكثير من الخيارات كالتالي
المنطقة رقم واحد هي شريط أدوات يوفر لديك بعض الأدوات مثل إدراج وحذف الصفوف ,,ايكونة تعيين المفتاح الرئيسي ,, مفتاح التبديل بين نوافذ عرض الجدول.. وأخرى
المنطقة رقم 2 هي مسميات الحقول داخل الجدول لاحظ التسميات وضعتها باللغة الانكليزية كما أسلفنا سابقا ..في تطبيقاتك البسيطة قد لايؤثر وضع أسماء عربية لكننا بدائنا
بالطريقة الأمن للتسميات.
منطقة رقم 3 منطقة تحديد نوع البيانات .. حيث لكل حقل يمكن تعيين نوع بيانات يلائم تركيبته لاحظ أنواع البيانات المتوفرة
وفيما يلي شرح لانواع البيانات
نوع البيانات - Data Type :
تعتبر خاصية للحقل وتحدد نوع البيانات التي ستظهر في الحقل
نص
يستخدم لنص أو تركيبة نصوص وأرقام، كالعناوين أو للأرقام التي لا تتطلب حسابات، كأرقام الهواتف أو أرقام الأجزاء أو الأرقام البريدية.
يخزن حتى 255 حرفاً. تتحكم خاصية حجم_الحقل في الحد الأقصى لعدد الأحرف التي يمكن إدخالها.
مذكرة
يستخدم لنص أو أرقام طولية، كالملاحظات أو الوصف.
يخزن حتى 65.536 حرفاً.
ما هو الأنسب إستخدام حقل من النوع " نص " أو حقل من النوع " مذكرة " لحفظ نص متوسط الحجم ؟
معايير إختيار حقل من النوع " نص " هي :
- إذا كنت تريد إستخدام الحقل كجزء من علاقة .
- إذا أردت فهرسة الحقل .
- إذا كان حجم البيانات المدخله أقل من 255 حرف .
معايير إختيار حقل من النوع " مذكرة " هي :
- إذا علمت أنك ستحتاج حفظ أكثر من 255 حرف في الحقل .
رقم
يستخدم لتضمين البيانات في الحسابات الرياضية، باستثناء الحسابات المتعلقة بالأموال (استخدام نوع العملة).
يخزن 1، 2، 3، 4 أو 8 بايت؛ يخزن 16 بايت "لمعرف النسخ المتماثل" (GUID). تعرف الخاصية "حجم_الحقل" نوع "الرقم" المحدد.
خصائص الارقام
كما تعلم اخي الكريم ان لكل رقم حجم معين فقد يكون 1 بايت او 2 او 4 او 8 حسب نوع الحقل الرقمي و يصل إلي 16 بايت في حالة أل replication لهذا يجب الاختيار المناسب لكل حقل ب
اما خاصية الحقول Field Size الرقميه فنستطيع ان نوضحها كالتالي :
النوع : بايت Byte
الوصف : يتم تخزين أي رقم بين صفر و 255
العلامات العشرية : لايوجد
حجم التخزين : ا بايت - 1byte
النوع : عشري Decimal
الوصف : يخزن من 10^38 -1 إلي -10^38 -1 في حالية أل adp و من 10^28 -1 الى -10^28 -1 في حالية أل adp
العلامات العشرية : 28
حجم التخزين : 12 بايت
النوع : عدد صحيح Integer
الوصف : يخزن من –32,768 إلي 32,767 بدون كسور
العلامات العشرية : لايوجد
حجم التخزين : 2 بايت
النوع : عدد صحيح طويل Long Integer
الوصف : يخزن من –2,147,483,648 إلي 2,147,483,647
العلامات العشرية : لايوجد
حجم التخزين : 4 بايت
النوع : مفرد Single
الوصف : يخزن من –3.402823E38 إلي –1.401298E–45 في الأرقام السالبة و من 1.401298E–45 إلي 3.402823E38 في الأرقام الموجبة
العلامات العشرية : 7
حجم التخزين : 4 بايت
النوع : مزدوج Double
الوصف : يخزن من –1.79769313486231E308 إلي –4.94065645841247E–324 في الأرقام السالبة و من 4.94065645841247E–324 إلي 1.79769313486231E308 في الأرقام الموجبة
العلامات العشرية : 15
حجم التخزين : 8 بايت
النوع : معرف النسخة المتماثلة Replication ID ---- Globally unique identifier - GUID
الوصف : بأخذ رقم النسخة المتماثل ويكون على شكل {66E521A4-8B86-4AE1-B46C-D9B124EB10F7}
العلامات العشرية : N / A
حجم التخزين :
تاريخ/وقت
يستخدم للتواريخ والأرقام.
عملة
يستخدم لقيم "عملة" ويمنع حدوث التقريب أثناء إجراء الحسابات.
تلقائي
يستخدم للأرقام الفريدة المتتالية (التي تزيد بمقدار 1 ) أو الأرقام العشوائية يتم إدراجها تلقائياً عند إضافة سجل.
يخزن 4 بايت؛ يخزن 16 بايت "لمعرف النسخ المتماثل" (GUID).
نعم/لا
يستخدم لبيانات يمكن أن تكون قيمة ممكنة واحدة من الاثنتين، مثل "نعم/لا" و"صحيح/خطأ" و"تشغيل/إيقاف". لا يتم السماح بالقيم Null "خالية".
يخزن 1 بت.
كائن OLE
يستخدم لكائنات OLE (مثل مستندات Microsoft Word أو جداول بيانات Microsoft Excel أو صور أو أصوات أو بيانات ثنائية أخرى) التي تم إنشاؤها في برامج أخرى باستخدام بروتوكول OLE .
يخزن حتى 1 غيغابايت (مقيدة بواسطة مساحة القرص).
ارتباط تشعبي
يستخدم لارتباطات تشعبيه. يمكن أن يكون الارتباط ألتشعبي مسار UNC أو محدد موقع المعلومات (URL).
يخزن حتى 64.000 حرفاً.
مرفقيسمح لك نوع البيانات "مرفق" بتخزين كافة أنواع المستندات والملفات الثنائية بسهولة في قاعدة البيانات دون أي زيادة غير ضرورية في حجم قاعدة البيانات. ويقوم Access تلقائياً بضغط المرفقات، متى كان ذلك ممكناً، لتقليل استخدام المساحة. هل تحتاج إلى إرفاق مستند Word بسجل أو حفظ سلسلة من الصور الرقمية في قاعدة البيانات؟ يؤدي استخدام المرفقات إلى جعل هذه المهام أكثر سهولة. فيمكنك إضافة عدة مرفقات إلى سجل واحد.
محسوب
يمكنك إنشاء حقل يعرض قيمة محسوبة من بيانات أخرى في نفس الجدول. يمكنك استخدام "منشئ التعبير" لإنشاء عملية حسابية، حتى تتمكن من الاستفادة من IntelliSense وإمكانية الوصول السهل إلى "التعليمات" الخاصة بقيم التعبيرات.لا يمكن استخدام البيانات من الجداول الأخرى كالمصدر للبيانات المحسوبة. لا يتم اعتماد بعض التعبيرات بواسطة الحقول المحسوبة.
معالج البحث
يستخدم لإنشاء حقل يسمح لك باختيار قيمة من جدول آخر أو من قائمة قيم باستخدام مربع تحرير وسرد— -يؤدي اختيار هذا الخيار في قائمة أنواع البيانات إلى بدء معالج لتعريف هذا النوع من قبلك.
الخلاصة : نستنتج من الشرح السابق انه يجب علينا التالي :
تحديد نوع البيانات الواجب استخدامه لحقل استناداً إلى تلك الاعتبارات:
1. ما هو نوع القيم الذي تريد السماح به في الحقل؟ على سبيل المثال، لا يمكن تخزين نوع البيانات"نص" في حقل مع نوع البيانات "رقم".
2. ما هو مقدار مساحة التخزين التي تريد استخدامها للقيم في الحقل؟
3. ما هي أنواع العمليات التي تريد تنفيذها على القيم في الحقل؟ على سبيل المثال، يمكن لـ Microsoft Access تجميع القيم في حقلي "رقم" و"عملة"، ولكن لا يمكنه تجميع القيم في حقلي نص وكائن OLE.
4. هل تريد فرز أو فهرسة حقل؟ لا يمكن فرز أو فهرسة حقول كائنات OLE.
5. هل تريد استخدام حقل لتجميع السجلات في استعلامات أو تقارير؟ لا يمكن استخدام كائنات OLE لتجميع السجلات.
6. ما هي طريقة فرز القيم الموجودة في الحقل التي تريدها؟ في الحقل "نص"، يتم فرز الأرقام كسلاسل أحرف (1، 10، 100، 2، 20، 200 وهكذا)، وليس كقيم رقمية. استخدم حقل "رقم" أو "عملة" لفرز الأرقام كقيم رقمية. كذلك لن يتم فرز العديد من تنسيقات التاريخ بشكل صحيح إذا تم إدخالها في حقل "نص". استخدم حقل "تاريخ/وقت" لتأمين الفرز الملائم للتواريخ.
7. هل ستحتاج إلى تخزين مستندات Microsoft Word أو Microsoft Excel، وصورهما
وسوف نتطرق بشيء من التفصيل الى شرح خاصية نوع البيانات معالج البحث لما لها من أهمية في موضوع قادم إن شاء الله .
الجدول - Table :
يحتوي الجدول على المعلومات التي نود حفظها في قاعدة البيانات في ترتيب معين على شكل صفوف وأعمدة .
أفضل طريقة لتصميم الجداول هي بالدخول الى وضعية التصميم حيث ستفتح لنا نافذة تحوي على الكثير من الخيارات كالتالي
المنطقة رقم واحد هي شريط أدوات يوفر لديك بعض الأدوات مثل إدراج وحذف الصفوف ,,ايكونة تعيين المفتاح الرئيسي ,, مفتاح التبديل بين نوافذ عرض الجدول.. وأخرى
المنطقة رقم 2 هي مسميات الحقول داخل الجدول لاحظ التسميات وضعتها باللغة الانكليزية كما أسلفنا سابقا ..في تطبيقاتك البسيطة قد لايؤثر وضع أسماء عربية لكننا بدائنا
بالطريقة الأمن للتسميات.
منطقة رقم 3 منطقة تحديد نوع البيانات .. حيث لكل حقل يمكن تعيين نوع بيانات يلائم تركيبته لاحظ أنواع البيانات المتوفرة
وفيما يلي شرح لانواع البيانات
نوع البيانات - Data Type :
تعتبر خاصية للحقل وتحدد نوع البيانات التي ستظهر في الحقل
نص
يستخدم لنص أو تركيبة نصوص وأرقام، كالعناوين أو للأرقام التي لا تتطلب حسابات، كأرقام الهواتف أو أرقام الأجزاء أو الأرقام البريدية.
يخزن حتى 255 حرفاً. تتحكم خاصية حجم_الحقل في الحد الأقصى لعدد الأحرف التي يمكن إدخالها.
مذكرة
يستخدم لنص أو أرقام طولية، كالملاحظات أو الوصف.
يخزن حتى 65.536 حرفاً.
ما هو الأنسب إستخدام حقل من النوع " نص " أو حقل من النوع " مذكرة " لحفظ نص متوسط الحجم ؟
معايير إختيار حقل من النوع " نص " هي :
- إذا كنت تريد إستخدام الحقل كجزء من علاقة .
- إذا أردت فهرسة الحقل .
- إذا كان حجم البيانات المدخله أقل من 255 حرف .
معايير إختيار حقل من النوع " مذكرة " هي :
- إذا علمت أنك ستحتاج حفظ أكثر من 255 حرف في الحقل .
رقم
يستخدم لتضمين البيانات في الحسابات الرياضية، باستثناء الحسابات المتعلقة بالأموال (استخدام نوع العملة).
يخزن 1، 2، 3، 4 أو 8 بايت؛ يخزن 16 بايت "لمعرف النسخ المتماثل" (GUID). تعرف الخاصية "حجم_الحقل" نوع "الرقم" المحدد.
خصائص الارقام
كما تعلم اخي الكريم ان لكل رقم حجم معين فقد يكون 1 بايت او 2 او 4 او 8 حسب نوع الحقل الرقمي و يصل إلي 16 بايت في حالة أل replication لهذا يجب الاختيار المناسب لكل حقل ب
اما خاصية الحقول Field Size الرقميه فنستطيع ان نوضحها كالتالي :
النوع : بايت Byte
الوصف : يتم تخزين أي رقم بين صفر و 255
العلامات العشرية : لايوجد
حجم التخزين : ا بايت - 1byte
النوع : عشري Decimal
الوصف : يخزن من 10^38 -1 إلي -10^38 -1 في حالية أل adp و من 10^28 -1 الى -10^28 -1 في حالية أل adp
العلامات العشرية : 28
حجم التخزين : 12 بايت
النوع : عدد صحيح Integer
الوصف : يخزن من –32,768 إلي 32,767 بدون كسور
العلامات العشرية : لايوجد
حجم التخزين : 2 بايت
النوع : عدد صحيح طويل Long Integer
الوصف : يخزن من –2,147,483,648 إلي 2,147,483,647
العلامات العشرية : لايوجد
حجم التخزين : 4 بايت
النوع : مفرد Single
الوصف : يخزن من –3.402823E38 إلي –1.401298E–45 في الأرقام السالبة و من 1.401298E–45 إلي 3.402823E38 في الأرقام الموجبة
العلامات العشرية : 7
حجم التخزين : 4 بايت
النوع : مزدوج Double
الوصف : يخزن من –1.79769313486231E308 إلي –4.94065645841247E–324 في الأرقام السالبة و من 4.94065645841247E–324 إلي 1.79769313486231E308 في الأرقام الموجبة
العلامات العشرية : 15
حجم التخزين : 8 بايت
النوع : معرف النسخة المتماثلة Replication ID ---- Globally unique identifier - GUID
الوصف : بأخذ رقم النسخة المتماثل ويكون على شكل {66E521A4-8B86-4AE1-B46C-D9B124EB10F7}
العلامات العشرية : N / A
حجم التخزين :
تاريخ/وقت
يستخدم للتواريخ والأرقام.
عملة
يستخدم لقيم "عملة" ويمنع حدوث التقريب أثناء إجراء الحسابات.
تلقائي
يستخدم للأرقام الفريدة المتتالية (التي تزيد بمقدار 1 ) أو الأرقام العشوائية يتم إدراجها تلقائياً عند إضافة سجل.
يخزن 4 بايت؛ يخزن 16 بايت "لمعرف النسخ المتماثل" (GUID).
نعم/لا
يستخدم لبيانات يمكن أن تكون قيمة ممكنة واحدة من الاثنتين، مثل "نعم/لا" و"صحيح/خطأ" و"تشغيل/إيقاف". لا يتم السماح بالقيم Null "خالية".
يخزن 1 بت.
كائن OLE
يستخدم لكائنات OLE (مثل مستندات Microsoft Word أو جداول بيانات Microsoft Excel أو صور أو أصوات أو بيانات ثنائية أخرى) التي تم إنشاؤها في برامج أخرى باستخدام بروتوكول OLE .
يخزن حتى 1 غيغابايت (مقيدة بواسطة مساحة القرص).
ارتباط تشعبي
يستخدم لارتباطات تشعبيه. يمكن أن يكون الارتباط ألتشعبي مسار UNC أو محدد موقع المعلومات (URL).
يخزن حتى 64.000 حرفاً.
مرفقيسمح لك نوع البيانات "مرفق" بتخزين كافة أنواع المستندات والملفات الثنائية بسهولة في قاعدة البيانات دون أي زيادة غير ضرورية في حجم قاعدة البيانات. ويقوم Access تلقائياً بضغط المرفقات، متى كان ذلك ممكناً، لتقليل استخدام المساحة. هل تحتاج إلى إرفاق مستند Word بسجل أو حفظ سلسلة من الصور الرقمية في قاعدة البيانات؟ يؤدي استخدام المرفقات إلى جعل هذه المهام أكثر سهولة. فيمكنك إضافة عدة مرفقات إلى سجل واحد.
محسوب
يمكنك إنشاء حقل يعرض قيمة محسوبة من بيانات أخرى في نفس الجدول. يمكنك استخدام "منشئ التعبير" لإنشاء عملية حسابية، حتى تتمكن من الاستفادة من IntelliSense وإمكانية الوصول السهل إلى "التعليمات" الخاصة بقيم التعبيرات.لا يمكن استخدام البيانات من الجداول الأخرى كالمصدر للبيانات المحسوبة. لا يتم اعتماد بعض التعبيرات بواسطة الحقول المحسوبة.
معالج البحث
يستخدم لإنشاء حقل يسمح لك باختيار قيمة من جدول آخر أو من قائمة قيم باستخدام مربع تحرير وسرد— -يؤدي اختيار هذا الخيار في قائمة أنواع البيانات إلى بدء معالج لتعريف هذا النوع من قبلك.
الخلاصة : نستنتج من الشرح السابق انه يجب علينا التالي :
تحديد نوع البيانات الواجب استخدامه لحقل استناداً إلى تلك الاعتبارات:
1. ما هو نوع القيم الذي تريد السماح به في الحقل؟ على سبيل المثال، لا يمكن تخزين نوع البيانات"نص" في حقل مع نوع البيانات "رقم".
2. ما هو مقدار مساحة التخزين التي تريد استخدامها للقيم في الحقل؟
3. ما هي أنواع العمليات التي تريد تنفيذها على القيم في الحقل؟ على سبيل المثال، يمكن لـ Microsoft Access تجميع القيم في حقلي "رقم" و"عملة"، ولكن لا يمكنه تجميع القيم في حقلي نص وكائن OLE.
4. هل تريد فرز أو فهرسة حقل؟ لا يمكن فرز أو فهرسة حقول كائنات OLE.
5. هل تريد استخدام حقل لتجميع السجلات في استعلامات أو تقارير؟ لا يمكن استخدام كائنات OLE لتجميع السجلات.
6. ما هي طريقة فرز القيم الموجودة في الحقل التي تريدها؟ في الحقل "نص"، يتم فرز الأرقام كسلاسل أحرف (1، 10، 100، 2، 20، 200 وهكذا)، وليس كقيم رقمية. استخدم حقل "رقم" أو "عملة" لفرز الأرقام كقيم رقمية. كذلك لن يتم فرز العديد من تنسيقات التاريخ بشكل صحيح إذا تم إدخالها في حقل "نص". استخدم حقل "تاريخ/وقت" لتأمين الفرز الملائم للتواريخ.
7. هل ستحتاج إلى تخزين مستندات Microsoft Word أو Microsoft Excel، وصورهما
وسوف نتطرق بشيء من التفصيل الى شرح خاصية نوع البيانات معالج البحث لما لها من أهمية في موضوع قادم إن شاء الله .
جزى الله خيرا كل من ساهم فيه